(Quiero aclarar que ella escribió “Home”, refiriéndose al protagonista Oh)

Yo miraba la hoja y la miraba a ella. Luli tenía una sonrisa contenida. Yo tenía la impresión de que ella era consciente que no era eso lo que yo le había pedido, pero la consigna estaba cumplida.

Yo, sorprendida, no sabía si enojarme o reírme.
Y reflexioné cuántas veces nos enojamos porque no se cumplen nuestros pedidos, sin detenernos a revisar cuan claros fuimos en hacerlos.
Creo que estas situaciones nos enseñan a que una comunicación efectiva requiere dedicación y tiempo. Y que es una destreza que, con mayor práctica se va desarrollando cada vez más.

En el caso de equipos de trabajo, es conveniente que el pedido:

1 – Sea hecho a una persona específica.
2 – Se especifique un plazo o fecha precisa para su cumplimiento.
3 – Se aclare cómo se necesita que se cumpla, para considerarnos satisfechos.
4 – Sea aceptado.

Vamos a analizar cada uno de estos ítems:

1 – Sea hecho a una persona específica.
Una típica situación, que genera conflictos, es cuando una persona que detenta cierta autoridad, solicita a varios colaboradores, por ejemplo:
-Necesito que alguien lleve esto a la escribanía….
Y deja un sobre en un lugar determinado, y se retira, creyendo que su pedido va a ser cumplido.
Puede tener la suerte de que un colaborador, que tiene disponibilidad de tiempo, asuma el compromiso y lo realice.
Pero puede pasar, como generalmente pasa, que todos los colaboradores se encuentran muy ocupados, y no pueden asumir otra tarea.
Entonces, cuando el que hizo el pedido, se da cuenta que nadie lo cumplió, se enoja con todos, piensa que no están comprometidos, y que no colaboran.
Resumiendo, se cae en el error de: “Como todos somos responsables, ninguno es responsable..”

2 – Se especifique un plazo o fecha precisa para su cumplimiento.
Por ejemplo: “Necesito que presente el informe el lunes 21 de marzo.”
Puede ser que la otra persona manifieste que no va a poder cumplir en ese plazo. Entonces se le requiere que mencione cuál es la fecha en la que sí se va a poder cumplir.
Al principio, y por la falta de costumbre, resulta duro pedir fechas ciertas, pero esto evita muchos inconvenientes y roces en el futuro.
Es usual que los colaboradores soliciten a proveedores de servicios, las cosas que necesitan sin especificar fechas, por ejemplo:
“Señor contador, necesito fotocopias de las Declaraciones Juradas.”
Y el contador lee el mail con el pedido y piensa: “Cuando pueda, se las hago”. Y ahí queda dando vueltas el pedido…
O que el programador que asumió el compromiso de hacer correcciones al software que él desarrolló, ante la consulta sobre cuándo va a estar listo, responda: “Ya casi está listo”. Esto se puede entender que pueden ser 5 minutos, o 5 meses….
Es por ello que adquirir el hábito de solicitar una fecha precisa, nos va a ayudar a nosotros, y a quien pedimos, a relacionarnos mejor.

3 – Se aclare cómo se necesita que se cumpla, para considerarnos satisfechos.
Una vez presencié una situación de conflicto, entre dos compañeros de trabajo que se profesaban mucho respeto, a los cuales llamaré Pablo y Daniela, para que se perciba mejor la situación.
Pablo entra a la oficina de Daniela y le pide que, cuando pueda, le pase los datos de las patentes de los vehículos de la empresa.
Daniela escucha el pedido y acepta la solicitud, pensando que, al otro día, apenas llegara, confeccionaba una planilla Excel con los datos solicitados.
A los quince minutos entra de nuevo Pablo, y un poco enojado le reclama si ya tenía listo los datos que le pedía. Daniela responde que no podía en ese momento ponerse a hacer el informe. Pablo le aclara que no quería ningún informe, sólo necesitaba en una hoja de papel y escrito a mano, las patentes, para pasar esa información a una persona que estaba, hacía quince minutos, esperando esos datos en la recepción.
En este caso, Pablo no especificó cuándo necesitaba los datos, ni de qué manera quería que se los presentara. También Daniela, ante el pedido de Pablo, podría haberle dicho a Pablo que, al otro día, a primera hora, le presentaba el informe requerido.
O, en otro ejemplo, suele suceder que se le pida a ciertos colaboradores que se desempeñan en el sector de “Atención al cliente” que atiendan bien, sin especificar lo que se considera “BIEN”.
Entonces ahí, cuando nos detenemos a consensuar, y a manifestar lo que para nosotros se considera «BIEN», los colaboradores van a poder cumplir de manera más efectiva, el pedido.

4 – Sea aceptado.
Esto implica que debemos chequear si se entendió nuestro pedido, si acepta cumplirlo, y si cuenta con los recursos necesarios (tiempo, competencias, elementos materiales) para cumplirlo en tiempo y forma.
¡¡Pequeños cambios, que generan grandes diferencias!!
En este caso, en la calidad y efectividad de nuestras conversaciones, por lo tanto, en la calidad de nuestras relaciones, y, por lo tanto, en la calidad de nuestra vida (valga la redundancia).